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時間がない?なら「しない」仕事術で業務効率化だ!

時間がない?なら「しない」仕事術で業務効率化だ!

「毎日忙しすぎて、時間がない…」
「業務効率化に取り組んでみたけど、あまり効果が感じられない…」

そんなお悩みを解消するために、今日は、「しない仕事術」というお話をします。

仕事でもっと成果を出したい人はもちろん、プライベートの時間もちゃんと確保したい方には、お勧めです。

なぜ、いつまでも「時間がない」のか?

「この業務効率化ツールを使えば、仕事時間を短縮できそうだ!」
「この新型手帳を使えば、時間管理が上達しそうだ!」

そう思って、いろいろ取り入れてみたものの、思ったような成果が出ない。
いつまでも忙しいままで、時間に余裕がもてない…。

実は、いくら良いツールを使おうが、良い手帳を使おうが、時間は生まれないのです。

なぜかと言うと、パーキンソンの法則というものが影響しているからです。

労働時間に大きな影響を与えている「パーキンソンの法則」とは?

パーキンソンの法則とは、以下の法則のことを言います。

仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
~シリル・ノースコート・パーキンソン(イギリスの歴史学者)~

例えば、あなたも、こんな経験はありませんか?

事例1
予想以上の業務量が入ってしまったある日。
最初は「終わるかな…?」と心配だったが、集中して取り組んだら、その日のうちに終わった!

逆に、こんな経験はありませんか?

事例2
「今日は仕事も多くないし、余裕だな」と思って始まった一日。
しかし、一日が終わると、あまり達成感がない。
「今日の私は、何をしていたんだろう…?」と不完全燃焼感が残ってしまった…。

これらは全て、パーキンソンの法則が影響しています。

つまり、「人間は、時間があればあるほど、その時間を使い切るように仕事をする(無意識に余計な仕事を勝手に生み出したり、サボったりする)」ということです。

いくら業務効率化ツールなどを取り入れて、部分的に効率化できても、効果は薄いのです。

そもそもの仕事時間全体を先に短くしない限り、時間は節約できないのです。

つまり、仕事時間を最初から短く決めておけ!ということ

要するに、仕事が始まる前に「今日の仕事は●時~●時まで!」と決めておきましょう、ということです。

こうすれば、その時間内で集中して仕事を終えることができます。

つまり、闇雲に業務効率化ツールや、新型手帳などを取り入れるのではなく、以下の2ステップで取り組みましょう、ということです。

  • (Step1)仕事時間そのものを、強制的に減らす
  • (Step2)やるべき仕事を効率化する

このステップで取り組めば、時間がないと悩んでいる人でも、効率よく時短することができるのです。

(Step1)仕事時間そのものを短くする方法×5つ

では、まずは、「仕事時間そのものを短くする」ことから始めましょう。

もしあなたが今、1日8時間仕事をしているなら、1日7時間で終わるようにスケジュールを組めばいいのです。

8時間で終わる仕事は、7時間で十分終わります。
7時間で終わる仕事は、6時間で十分終わります。

では、具体的にどうすればいいのか?
ここでは、そのポイントを5つご紹介します。

(1)毎日18時以降は、仕事しない

私は、「18時以降は仕事しない」ことをお勧めしています。

理由は、以下の2つです。

理由1.夜は、時間の終りが見えないから

夜は、時間がたくさんあるように錯覚しがちです。

そうなると、余計にダラダラ仕事してしまうことになります。

先ほどのパーキンソンの法則にもあるように、「時間があれば、その分、仕事量は勝手に増えてしまう」のです。

時間の終わりが見えづらい夜は、時間管理の天敵です。

理由2.夜は、判断力が低下するから

夜は、集中力が著しく低下します。
判断力も鈍るので、夜遅い時間に大事な判断をしようとすると、失敗することは多いです。

私も、重要な判断をしなければならない時は、夜には絶対にしません。

いったん寝て、頭がスッキリしている朝に判断しています。

(2)金曜の15時以降は、仕事しない

私は、「金曜の15時以降は、仕事をしない」ことを推奨しています。

では、何をするのか?と言うと、以下の2つを行うのです。

1.その週の振り返りをする

まずやるべきなのは、「その週の振り返り」です。

  • 仕事の進捗状況はどうなのか?
  • 抜け漏れはないか?
  • 自分の達成度はどれくらいか?

こういったことを振り返る時間を持ちましょう。

仕事ばかりしていて、こういった時間を取れないと、「いつもバタバタ忙しい」という感覚になってしまいます。
そうすると、気持ちに余裕がなくなり、注意すれば防げたミスを連発してしまうこともあります。
そして、そのミスを挽回するために、さらに時間がかかってしまう…のように、悪循環になります。

週末に、落ち着いて振り返る時間を持つことで、余裕を持って仕事に取り組めます。
結果的に、ミスも減り、仕事の全体像が見通せるようになり、業務k効率がアップします。

2.翌週のスケジュールを確認する

人間、未来が見えていないと、余計な不安を感じてしまうものです。

それを防ぐために、金曜日の段階で、ザックリでも良いので、翌週のスケジュールを確認しておきましょう。

こうすることで、「来週は、コレとコレが重要事項だな」のように意識できるので、”先が見えない…”のような余計な不安がなくなります。

(3)1日のラスト30分は、仕事しない

時間に余裕を持つためには、「1日のラスト30分は、仕事しない」のもお勧めです。

その時間に、デスクの片付けや、その日の進捗の振り返り、明日のスケジュールの確認といったことをやりましょう。

バタバタと一日を終わらせてしまうと、疲労感も溜まってしまいますし、焦った気持ちを引きずることになります。
これでは、精神衛生上もよくありません。

その日のことは、その日のうちに完了させて、引きずらないようにしましょう。

(4)日曜日は、仕事しない

私自身は無宗教ですが、世界中のいろいろな宗教では、「安息日(あんそくにち)」という考え方が取り入れられています。
簡単に言うと、「一週間のうち、一日は、仕事はせずに静かな時間を過ごしましょう」ということです。

ユダヤ教やキリスト教、イスラム教では「安息日」と呼ばれますし、仏教でも安息日に似た「六斎日(ろくさいにち)」という考え方があります。

(それぞれの宗教が良いかどうか?のような議論は、ここでは置いておきます)

私はある時、「世界中に広まっている多くの宗教でも取り入れているということは、きっと効果があるんだろう」と思って、日曜日は完全休日にするようにしました。

すると、不思議な事に、仕事の成果が上がったのです。
仕事時間は短くなっているにも関わらず、です。

気分的にもリフレッシュできますし、実践しやすいので、お勧めです。

(5)仕事だけやらない

逆説的ですが、「仕事以外にやることを増やす」ことが、仕事時間の短縮につながります。

例えば、私は意識して、以下のような時間を取るようにしています。

  • 筋トレ(スポーツジムに行く)
  • 学習(読書をしたり、セミナーに参加する、など)
  • 家族(一緒に食事をする、誕生日をお祝いする、など)

こういった時間を取ろうとすると、仕事時間は、必然的に短くせざるを得ません。
そうなると、短くなった時間で、なんとか成果を出そうとします。

結果、短時間で良い仕事ができるようになり、上記のような時間も十分取れる、ということになります。

上記の5つのポイントを実践することで、仕事時間そのものが短くなる

ここまでで、5つのポイントをご紹介しました。

  • (1)毎日18時以降は、仕事しない
  • (2)金曜の15時以降は、仕事しない
  • (3)1日のラスト30分は、仕事しない
  • (4)日曜日は、仕事しない
  • (5)仕事だけやらない

これらを実践することで、まずは、仕事時間そのものを短くできたことになります。

つまり、パーキンソンの法則に打ち勝った!ということです。

ここからさらに、個別の仕事を効率化していくことで、仕事全体の成果を上げていくことができるのです。

では引き続き、「仕事を効率化する方法」を見ていきましょう。

(Step2)仕事を効率化する方法×8つ

(1)メールは1日2回しか見ない

マッキンゼーが調査を行ったところ、以下のような驚くべき結果が出たそうです。

ビジネスマンは一日に2時間以上もメール処理に時間をかけている
~ マッキンゼー ~

1日2時間以上ということは、単純計算、年間730時間もメール処理ばかりしている、ということです。
(1年365日として計算)

これはあまりにも悲しいですよね。

このメール処理時間を短くする簡単な方法があります。

それが、「メールをチェックする時間(回数)を減らす」ことです。

私は、クライアントにも「メールは1日2回しか見ない」ことをお勧めしています。
例えば、朝10時と午後16時だけ、のように、2回だけに限定するのです。

その他の時間は、いっさいメールはチェックしないで下さい。
チャットワークなどもチェックしてはいけません。

各種ツールの着信通知もオフにしましょう。

たったこれだけで、大幅に効率化できます。

(2)雑事に追われない(大事なことは真っ先にやる)

あなたは、パレートの法則(80:20の法則)をご存知ですか?
簡単に言うと、以下のような法則のことです。

20%の要因が、結果の80%に影響を与えている
~ヴィルフレド・パレート(イタリアの経済学者)~

例えば、マーケティング業界だと、以下のように言われています。

  • 全顧客の20%にあたる上得意客が、会社の売上の80%を生み出している
  • 全商品の20%にあたる売れ筋商品が、会社の売上の80%を生み出している

仕事の成果についても、これと全く同じ考え方が適用できます。

つまり、「あなたがした仕事のたった20%が、成果の80%を生み出している」ということです。

20%の仕事が、成果の80%を生み出している!

つまり、あなたがしている仕事のうち、大事な20%をしっかり完了させれば、80%は終わったも同然、ということです。

この大事な20%の仕事は、一日の中でも、なるべく早い時間に終わらせてしまいましょう。
できれば、遅くとも午前中のうちに終わらせてしまうことをお勧めします。

後になればなるほど、余計な雑事に振り回されて、あなたの大事な仕事は終わらなくなってしまいます。

有名な書籍、「金持ち父さん貧乏父さん」でも、こんなことが言われています。

まず、自分に支払え
~金持ち父さん貧乏父さん~

書籍の中では、お金についてこの言葉が使われていますが、これは時間についても全く同じです。

まずは、自分にとって最も大事な20%の仕事のために、時間を使って下さい。
そうすれば、80%は終わったも同然、なのですから。

(3)1人で抱え込まない

多くの場合、自分がすべき仕事以外に、余計な仕事を抱え込んでいるものです。

そういった余計な仕事は、自分より上手くできる人に、どんどんお願いしましょう。

一番良いのは、「その仕事を楽しんでやっている人にお願いする」ことです。
好きこそものの上手なれ、とも言いますが、そういった人にお願いすると、質の高い仕事をしてくれます。

事務所内で仕事を割り振ってもいいですし、外注化したほうがスムーズな場合もあります。

そして、あなたは、先ほどお伝えした「大事な20%」に集中して下さい。

(4)感や記憶に頼らない

感や記憶に頼って仕事をすると、抜け漏れがでたり、ミスしたりします。

特に、ルーティンになっているような仕事は、チェックリストを作っておくことをお勧めします。

  • まず●●をする
  • 次に▲▲をする
  • 最後に★★をする

このように、作業手順がチェックリストになっていれば、あとはそれを上から順番にこなすだけです。

抜け漏れも無くなりますし、ミスも無くなります。

人間は、「考えながら作業する」のように、2つのことを同時にやろうとするのが苦手です。
コンピューターではないので、どうしても2つ同時にこなすのは難しいのです。

チェックリストにしておけば、「次は何をやるんだっけ?」のように考える時間をゼロにできます。
作業だけに集中できるので、仕事の効率が上がるのです。

(5)予定をパンパンに入れない

仕事というのは、予定した時間に終わらないものです。

予想以上に長引いてしまったり、急ぎの仕事が入ってきたりします。

そのため、1日の中に、1時間は空白の時間を作っておくことをお勧めします。

1時間の余裕を持つことで、急な仕事などにも余裕を持って対応できます。

もし急な仕事が入らずにスムーズに終わったなら、その1時間は、次の日の仕事を前倒しで終わらせたりする時間にすれば良いのです。

(6)マルチタスクはしない

マルチタスクは、業務効率を落とすので、やらないほうが良いです。

原則として、一度に一つの仕事をすることに集中して下さい。

同時並行処理は、聞こえはカッコイイですが、質の高い仕事にはなりづらいものです。

(7)昼食時にスマホを見ない

昼食を摂りながらスマホを見ている人がいますが、私はお勧めしません。

(本人は、「ランチしながら情報収集もしている俺、カッコイイ」と思っているのかもしれませんが…)

昼食の時間は、貴重なリラックスの時間です。

何事もそうですが、メリハリが大事です。
仕事をする時は、仕事をする。
リラックスする時は、リラックスする。

輪ゴムだって、伸ばし続けたら切れますよね。
それと同じで、人間だって、質の高いリラックスの時間がないと、プッツリ切れてしまいます。

昼食の時間は、昼食に集中しましょう。

(8)SNSをチェックしない

FacebookやTwitter、Instagram、ライン、などなど…。

便利なSNSがたくさんありますが、これらはすべて、あなたの時間を奪います。

私の経験上、SNSを通じて入ってきた情報で、人生が豊かになったことは、ほとんどありません。

見たいなら、見る時間を決めましょう。

まとめ:結局のところ「時間 < 集中力」である

いかがでしたでしょうか。

日本では、「長い時間働いている人の方が偉い」のような感覚がありますが、惑わされてはいけません。
欧米では、「残業する人は、能力が低い」と思われています。

実際、日本の労働生産性は、OECD加盟国のうち、20位です。

日本の労働生産性は、世界的に見ても下位…
画像引用:http://www.jpc-net.jp/intl_comparison/intl_comparison_2016_press.pdf

大事なのは、長い時間働くことではありません。

時間あたりの生産性を上げることです。

そのうえで問題になるパーキンソンの法則は、「そもそもの仕事時間を短く決める」ことで、解決できます。

「時間がない…」「もっと余裕を持ちたい」とお悩みの方は、ぜひ実践してみてくださいね。

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