仕事の優先順位の付け方として、よく言われるのが「緊急度」と「重要性」で考えるやり方です。

しかし、実は「緊急度」と「重要性」だと、うまく優先順位を付けられないのです。

なぜ、「緊急度」と「重要性」だとダメなのか？
何を基準に、仕事の優先順位をつければ良いのか？

分かりやすく解説します。

仕事の優先順位の付け方は、なぜ、「緊急度」と「重要性」ではダメなのか？

その答えはズバリ、「緊急のものは、重要に見えてしまいがち（通常より重要度を高く錯覚しがち）」だからです。

緊急度と重要性で仕事の優先順位をつけようとすると、多くの場合、以下のようになります。

このように、目先の仕事が最優先にされてしまい、本当に大事な仕事が疎かになりがちです。

ここで言う「本当に大事な仕事」とは、「目標達成のために必要な仕事（長期的な業績アップのために必要な仕事など）」のことです。

例えば、以下の様なものです。

• マーケティングの戦略を立てる
• 新たな業務分野への参入を模索する
• 本を読んだり、セミナーに参加して、自分を成長させる

こういった仕事は、すぐに効果が発揮されるわけではないので、どうしても後回しになってしまうのです。

このように、「緊急度」と「重要性」で分類しようとすると、目先の仕事に囚われ、本当に大事な仕事が後回しにされてしまう、というデメリットがあるのです。

お勧めは「難易度」と「効果性」で判断すること

では、どうすれば良いのか？

私のお勧めは、「難易度」と「効果性」で判断することです。

ここで言う「難易度」と「効果性」とは、次のものを指します。

• 難易度：その仕事の難易度
• 効果性：目標達成への効果

これで仕事を分類すると、次のようになります。

• 難易度低い＆効果性高い＝今すぐやる（優先順位１）
• 難易度高い＆効果性高い＝中長期的にやる、作業内容をさらに分解して取り組む（優先順位２）
• 難易度低い＆効果性低い＝手が空いたらやる、他の人に任せる（優先順位３）
• 難易度高い＆効果性低い＝やらない（優先順位４）

このように、「難易度」と「効果性」で分類すると、先ほどお話した「目標達成のために必要な仕事（長期的な業績アップのために必要な仕事など）」が後回しにされずに済みます。

優先順位１の仕事は、あなたの目標達成に高い効果があるので、すぐにやるべきです。
優先順位４の仕事は、そもそもやる必要がありません。

その他の、優先順位２・３の扱い方について、簡単に解説します。

「優先順位２」に分類される仕事の扱い方

「優先順位２」に分類される仕事は、多くの場合、「表現が抽象的になっている」ケースが多いです。

例えば、「新たな業務分野への参入を模索する」のような感じですね。

こういった抽象的な表現だと、何から始めれば良いのか？が分かりづらいので、難易度が高そうに見えるのです。

この場合、仕事内容をさらに細分化すると、１つ１つの作業が簡単になります。

このように、優先順位２の仕事は、より細分化することで、取り組みやすくなります。

「優先順位３」に分類される仕事の扱い方

「優先順位３」は、難易度は低いが効果性も低い、という仕事です。

こういった仕事は、手が空いた時にやるくらいで大丈夫です。
また、「人に任せてしまう」という方法も良いでしょう。

「手が空いた時にやるくらいで大丈夫」ということは、「あなたがやらなくてもいい仕事である」とも言えます。

こういった仕事は、スタッフさんに振ったり、外注化したりして、あなた以外の人にやってもらいましょう。

仕事の優先順位の付け方：４ステップ

（１）２週間以内にやるべき仕事を、すべてリストアップする

まずはじめに、「直近２週間以内にやるべき仕事」を、すべてリストアップしましょう。

例えば、次のような仕事が出てくると思います。

• 顧客にお願いされた事への対応
• 資料を発送する
• ホームページを修正する

このように、今抱えている仕事を書き出していきましょう。

なお、私は、マインドマップを使ってリストアップするようにしています。

もちろん、エクセルでも、ワードでも、メモ帳でも、手書きでも、あなたがやりやすい方法で大丈夫です。

（２）中長期的にやっておくべき仕事を、すべてリストアップする

次に、「中長期的にやっておくべき仕事」を、すべてリストアップします。

中長期的な仕事は、あなたの成長や、事務所の業績アップのために、欠かせないものです。
しかし、意識していないと、目先の仕事に追いやられ、どんどん後回しにされてしまいます。

それを防ぐために、ここですべてリストアップしておきましょう。

これも、私はマインドマップを使って書き出しています。

マインドマップは、パッと見で分かりやすいので、思考を整理する時に使うとお勧めです。

（３）「難易度」と「効果性」の軸で分類する

リストアップできたら、それらを先ほどの「難易度」と「効果性」の軸で分類していきます。

（４）優先順位に従って、たんたんと仕事をこなす

あとは、優先順位に従って、たんたんと仕事をこなしていくだけです。

まとめ：「緊急度」と「重要性」に振り回されないで！

最初にもお伝えしましたが、「緊急度」と「重要性」で仕事の優先順位をつけようとすると、目先の仕事に振り回されてしまいます。

• お客様から電話が入って、資料を送らなければならない
• 今日届いたこの書類を処理しなければならない

確かに、本当に緊急な仕事もあるかもしれません。
しかし、多くの場合、本当に緊急な仕事は、そこまで頻繁に発生しないはずです。

（もしそうなら、優先順位の付け方以前に、提供しているサービス内容の見直しなどをした方がいいです）

その仕事は、本当に今すぐにやるべきなのでしょうか？
あなたの目標達成のために、本当に必要な仕事が後回しにされていませんか？

ぜひ、ここでご紹介した「難易度」と「効果性」の軸を使ってみてくださいね。

きっと、あなたの仕事のやり方が、ガラッと変わると思います。