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忙しい社長・経営者・個人事業主の救世主。在宅秘書を活用するポイント×4

忙しい社長・経営者・個人事業主の救世主。在宅秘書を活用するポイント×4

先日、在宅秘書のプロフェッショナルである、保田由香(ほうだ ゆか)さんとお話する機会がありました。

  • 本業に時間がかかって、集客が疎かになっている…
  • ホームページやブログを更新する時間がない…
  • 雑務の対応で忙しく、売上アップのための時間が取れない…
  • 本を読んだり、業務の勉強をしたり、自己投資の時間がない…
  • ホームページやブログなど、Web関連のことが苦手。誰か代わりにやってほしい…

もしあなたが、上記のようなお悩みを抱えているなら、この記事で解説する「在宅秘書」は、必ずあなたのお役に立ちます。

実際、多くの社長・経営者・個人事業主(士業など)が、上記のような限界を感じ、悩んでいるのです。

多くの社長・経営者・個人事業主が行き詰まる、2つの理由

なぜ、多くの社長・経営者・個人事業主が、行き詰まってしまうのか?
それは、以下の2つの理由があるからなのです。

多くの社長・経営者・個人事業主が行き詰まる、2つの理由

(理由1)「時間が足りなくなる」から

あなたが「忙しい」と感じているということは、あなたのビジネスが「労働集約型のビジネス」である、ということです。

労働集約型というのは、簡単に言えば、「人が働かないと、売上にならないビジネス」ということです。

依頼が入ったら、ポチッとボタンをワンクリックして終了、ということはないですよね。

おそらく、あなた自身や、また事務所のスタッフさんが働いて、それによって仕事が成り立っているものと思います。

つまり、誰かの時間を使って、仕事が成り立っている、ということです。

となると、対応できる客数には、限界が出てきますよね。

人間は、1日24時間、1年365日という、限られた時間の中で成果を出す必要があります。

限られた時間の中で仕事をしている以上、
「手持ちの時間」÷「1つの仕事にかかる時間」=「対応できる限界の客数」
となってしまうわけです。

要するに、あなたが対応できる客数には、絶対に限界があるのです。

そうなると、自分一人だけではいずれ限界が来るのは、目に見えていますよね。

(理由2)「自分がやるべきコア業務」に集中できないから

  • ホームページやブログの更新が苦手。でも、自分しかやる人が居ない…
  • 自分じゃなくてもできる雑務に時間を取られてしまう…

こういった、「あなたがやるべきでない仕事」に時間を取られていませんか?

あなたがやるべきなのは、「コア業務」です。

コア業務とは、簡単に言うと

  • あなたにしかできないこと
  • 売上に直結すること

を指します。

このコア業務に、どれだけ時間をかけて、集中できるか?

これが、売上アップできるかどうか?を左右します。

この2つに躓いてしまうと、「働けど働けど、暮らし楽にならず…」という状況に陥ってしまうのです。

でも、人を雇うのは大変そう…

だからと言って、パートやアルバイト、社員を雇うのは、ちょっと待ってください。
人を雇った経験のない人が、いきなり採用しようとすると、

  • いい人に恵まれなかった…
  • お金ばかりかかって、固定費が増えてしまった…

のように、だいたい失敗します。

実際、以下のようなお悩みも、よく聞きます。

忙しいとは言っても、頼みたい業務は限られている。
フルタイムで採用しても、スタッフは時間を持て余してしまうのでは?
社員が増えるとなると、やはり事務所を構える必要があるのだろうか?
そこまでの費用はないし、今までのように自宅やシェアオフィスで仕事をすることはできなくなるのかな…?
仕事は多少軌道に乗ったものの、社員にかけられる固定費は少ない。
せいぜい1ヶ月10万円程度が限界…。これでいい人が来てくれるだろうか?

そういった方にオススメなのが、「在宅秘書」という解決策なのです。

あなたの業績アップを支える「在宅秘書」とは?

在宅秘書とは、簡単に言うと、『出産等を機に退職した優秀な女性』のことを指します。

「在宅秘書」とは?

こういった女性は、以下のような考えを持っています。

在宅秘書さんの考え(ニーズ)

  • 育児も落ち着いたし、そろそろ仕事したい
  • 会社員時代のスキルを活かして働きたい
  • 短時間しか働けなくても、社会に貢献したい
  • フルタイムは無理でも、在宅で1日あたり2~4時間程度だったら働ける!!

つまり、あなたの『低予算で、自分の仕事をサポートしてくれる人がほしい』という要望に、ぴったりマッチするのです。

例えば、これまでに私が見てきた中ですと、以下のような課題を抱えている方がいましたが、これらも在宅秘書で解決できます。

税理士さんの事例

  • 独立して間もなく、1人で仕事をしている状態。
  • 顧問先の帳簿入力に時間を取られたくないため、それを自宅でやってもらえる経理経験者が欲しい。
  • 企業のセミナーを多く受注しているが、本業の税理士業務に集中したい。
  • 顧問先とのアポ調整、事務連絡、書類準備等を自宅でやってもらえるアシスタントが欲しい(経理経験不問)。

⇒在宅秘書さんに任せることで、自分の時間を確保し、業績アップできます。

社会保険労務士さんの事例

  • 若手ということもあり、同業者の勉強会や交流会のまとめ役や事務作業を任されることが多い。
  • 本業に支障が出てしまわないよう、これら勉強会、交流会関係の事務を任せられる人が欲しい。

⇒在宅秘書さんに任せることで、本業に集中でき、勉強会・交流会の運営もスムーズになります。


実際、在宅秘書を活用することで、以下のような多くのメリットがあります。

在宅秘書を活用する6つのメリット

在宅秘書を活用する6つのメリット

(1)安価&高い費用対効果。あなたの業務量に合わせて依頼できるから。

正社員やパート・アルバイトを雇おうとすると、結構な金額が必要になります。
(給料はもちろん、交通費など)

また、こういった雇用形態だと、「一定の時間働いて貰う必要がある」形になるので、手が空いて、時間を持て余してしまう可能性もあります。

一方、在宅秘書であれば、柔軟な仕事依頼が可能です。

例えば、

  • 毎月決まった仕事を任せたい場合:時給制や月給制で依頼
  • 業務量が少ないので、必要な時だけ任せたい場合:「この作業で●円の報酬」のようなスポット依頼

のような形での依頼も可能です。

  • 任せたい業務量が多い月は、多く依頼し、仕事をどんどん回す
  • 任せたい業務量が少ない月は、必要な時だけ任せ、お金を節約

このように、柔軟に活用できるのが、他にはない魅力です。

在宅秘書の相場観

参考までに、在宅秘書が持っているスキルなどにもよりますが、おおむね以下の金額を目安にしていただくと良いかと思います。

・時給制で依頼した場合:時給1000円くらい
・月給制で依頼した場合:月給5~8万円くらい
・スポット依頼の場合:その業務の内容による
(その仕事にかかる想定時間×時給で計算するのが分かりやすいと思います)

(2)オフィス不要。余計な家賃や交通費もかからない

  • 自宅事務所で働いている
  • コワーキングスペースや、バーチャルオフィスを使っている

こういった方にも、在宅秘書はベストな選択です。

文字通り「在宅」なので、オフィスに来てもらう必要はありません。

なので、余計な家賃をかけてオフィスを借りたり、在宅秘書の交通費を払ったりする必要がないのです。

(3)煩雑な業務を全てお任せ!あなたの時間を確保できる

在宅秘書には、例えば以下のような業務を任せられます。

顧客対応

  • 顧客からの問合せへの対応(メール返信など)
  • 年賀状、お礼状などの送付
  • 顧客データ管理(名刺をパソコンに入力、など)

など

Web集客

  • ホームページ修正、更新
  • ブログ更新
  • メルマガ配信
  • フェイスブックページ更新

など

セミナー管理

  • 会場予約
  • 受講者対応
  • 入金管理等

など

金銭関係の雑務

  • 帳簿の入力
  • 振込作業
  • 請求書や領収書の送付業務
  • 銀行口座への入金確認

など

雑務

  • 書類の誤字脱字のチェック
  • 秘書的事務全般…スケジュール調整・各種アポイント・出張手配等
  • 翻訳・英文メール対応

など

もちろん、上記に挙げた業務は一例であり、これら以外の業務を任せることもできます。

これらの業務を任せたら、あなたの時間は、どれくらい節約できるでしょうか?

(4)マーケティング(集客)も任せられ、集客数アップ

上述の通り、Webマーケティングを任せられる方もいるので、

  • ホームページの改善・修正
  • ブログの更新
  • FacebookページなどのSNSの更新
  • PPC(リスティング広告)の運用改善

といった業務を任せることも出来ます。

つまり、あなたがWebマーケティングが苦手だったとしても、集客できるようになる、ということです。

(5)あなたしか出来ないコア業務に集中でき、業績アップ

コア業務とは、

  • あなたにしかできないこと
  • 売上に直結すること

です。

雑務を在宅秘書に任せ、あなたはコア業務に集中すれば、おのずと業績も上がっていきます。

(6)あなたのライフスタイル(働き方)はこれまで通り

在宅秘書は、自宅で作業します。

そのため、「スタッフが出社してくる時間に合わせて、自分も出社しなきゃ…」のような面倒なこともありません。

あなたは、今までどおり仕事をしていてOKです。

在宅秘書の選び方・活用のポイント×4

在宅秘書のプロである保田さんに、ポイントをお聞きしました。

在宅秘書の選び方・活用のポイント×4

(ポイント1)任せたい業務を明確化する

保田由香さん
よく、「経験がある人、スキルがある人を探しています」と相談されることがあるのですが、これだと、求めている人物像が曖昧すぎます。
保田由香さん
まずは、「どんな業務を任せたいのか?」を明確化する。そのために必要なスキルを持った人を探す。こういう手順が必要不可欠です。

「いい人にお願いしたい」という人がいますが、「いい人」では曖昧です。

まずは、

  • 今自分が、どんな業務をこなしているのか?
  • どんな業務に時間を取られているのか?

を記録しましょう。

グーグルカレンダーなどを活用して、日々やった業務を記録していくと分かりやすいです。

そして、その中で「どの業務を任せたいのか?」の優先順位をつけます。

業務の一部を部分的に任せるくらいなら、そこまで専門的なスキルがなくても、マニュアル化してあげれば、専門知識がない在宅秘書さんでも対応できることも多々あります。

(ポイント2)スキル以上に、人柄を重視する

保田由香さん
在宅秘書さんは、ツールではなく、人です。
人と人との関わりなので、付き合いやすいかどうか?はとても大事です。

スキルがある人が見つかれば、それに越したことはありません。

しかし、スキルがある人は希少な存在なので、「数が少ない」「単価が高い」可能性もあります。

言葉がアレですが、「スキルは、後からでも十分に伸ばせる」ものです。

逆に、その人の人柄は、一生変わりません。

採用前にメールやWeb会議などでやり取りをして、違和感を感じるような方とは、付き合わないほうが良いと言えます。

スキル以上に、「付き合いやすいか?」「やり取りをしていて、違和感がないか?」も考慮しましょう。

(ポイント3)Webツールを積極的に活用する

保田由香さん
在宅秘書さんとのやり取りは、Webツールを活用することが大事になります。
新しいツールの導入を面倒に思うのではなく、積極的に活用してほしいです。

在宅秘書さんは、あなたの事務所で、あなたの隣に座っているわけではありません。

言わば、リモートワークになるので、Webツールの活用は必須です。

例えば、当社が使っているWebツールで言うと、以下のようなものを活用しています。

今後も、在宅秘書さんとのコミュニケーションに役立つツールは、どんどん出てくると思います。

それらを、積極的に活用していきましょう。

(ポイント4)在宅秘書さんの働き方を考慮する

保田由香さん
在宅秘書さんは、常駐のスタッフではありません。

育児中の方などは、「日中は、子供が保育園に行っているので働ける」「夕方以降は、子供のお迎えなどがあるので対応が難しい」のように、時間を調整して働いてくれます。

そのため、この働き方を考慮した仕事の任せ方をしていただくと、長期的に両社にとってWin-Winの関係になれます。

例えば、グーグルカレンダーなどで、事前にお互いのスケジュールを確認しておくのもベターです。

こうすることで、「あ、この時間は働けるなら、この業務を任せられそうだ」のように、事前に調整できるようになります。

また、顔を合わせることがないので、「意識して気にかけてあげる」ことも必要不可欠です。

(隣りに座っていれば、仕事が滞っていたら「大丈夫?」のように声をかけてあげられますが、在宅秘書さんはそうではないので、意識的に気にかけることをお勧めします)

例えば、

  • 作業内容で、わからないことはありませんか?
  • 進捗はいかがでしょうか?

のように、一言伝えてあげるだけで、在宅秘書さんも安心します。

まとめ

実際、当社も、保田さんにご紹介いただいた在宅秘書さんとお仕事していますが、仕事がスムーズに進んで、とても助かっています。

私も、中小企業にとって、在宅秘書さんの活躍の可能性は無限大だと感じます。

  • 仕事が忙しくて回らない…
  • 時間がなくて、土日や長期休暇のときに、たまった仕事を消化している…
  • 自分がやりたい仕事に集中したい…

上記のような悩みがあるなら、ぜひ在宅秘書さんの活用を検討してみることをお勧めします。

編集後記:在宅秘書紹介サービスについて

今回お話をお伺いした保田さんは、「株式会社 在宅秘書ラボ」という会社の代表を努めています。

簡単に言えば、「質の高い在宅秘書を紹介してくれる会社」です。

先ほど、「スキルよりも人柄」という話がありましたが、保田さんのところに登録されている在宅秘書さんは、一定の審査をクリアしている人だけなので、とても安心できます。

実際、私も在宅秘書さんを紹介してもらいましたが、付き合いやすい人が多く、助かっています。

(自分で探そうとすると、途中で連絡が取れなくなったりすることもあるのです。本当に。)

そういう意味でも、保田さんに相談するのはとてもメリットが大きいと言えます。

在宅秘書の活用をお考えであれば、ぜひ一度、保田さんに相談してみてくださいね。

在宅秘書サービスの詳細はこちら

保田さん、本日は貴重なお話をありがとうございました!

得られた学びや気付きをぜひコメントして下さい。運営の励みになります。

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