士業の学校:プレスクール

士業・コンサル向けのマーケティング・仕事術の情報サイト

仕事のメール対応が大変?そんな人向けの時短術×4

仕事のメール対応が大変?そんな人向けの時短術×4

マッキンゼーの調査によると、一般的なビジネスマンは、「1日平均約2時間を、メール対応に費やしている」そうです。

1日2時間ということは、週5日働いたとして、週10時間。
年間52週だとすると、1年で520時間。

つまり、まるまる21日分くらいの時間を、メール対応だけに使っている、ということです。

これはもったいないですよね…。

そこで今日は、メール対応の時間を短縮するコツをご紹介します。

(実際私は、以下の方法を用いて、メール対応の時間が3分の1くらいになりました。)

仕事のメール対応が大変?時間を短縮するコツ×4

仕事のメール対応が大変?時間を短縮するコツx4

(1)全員分のメールを書くまでは、送らない

例えば、あなたが、Aさん・Bさん・Cさん宛に、合計3通のメールを送るとしましょう。

この時、普通は、

  • Aさん宛のメールを書いて、書けたら送信
  • 次に、Bさん宛のメールを書いて、書けたら送信
  • 最後に、Cさん宛のメールを書いて、書けたら送信

のように、1通ずつ送ると思います。

しかし、これこそ、メール対応の時間が長引く原因なのです。

どういうことか?と言いますと…

全員分のメールを送る前に、返信が来てしまう

先程のように、1通ずつ送っていると、こんな事が起こります。

  • Aさん宛のメールを書いて、書けたら送信
  • 次に、Bさん宛のメールを書いて、書けたら送信
  • 最後に、Cさん宛のメールを書こうと思ったら、Aさんから返信があったので、またAさんのメール対応をし、書けたら送信
  • やっとCさん宛のメールを書こうと思ったら、今度はBさんからの返信が…!

全員分のメールを送る前に、返信が来てしまう…

こうなると、どんどんメール対応の時間が長引いていきますよね。

(上記では、3人宛のメールを例に挙げましたが、これが10人とか20人になってくると、メール返信だけで1日が終わってしまいます…)

メールは、全員分書いてから、一気に送ろう

だからこそ、「メールは、全員分書いてから、一気に送る」ことをお勧めします。

つまり、先程の例で言えば、

  • Aさん宛のメールを書いて、書けたら送信せずに下書き保存
  • 次に、Bさん宛のメールを書いて、書けたら送信せずに下書き保存
  • 最後に、Cさん宛のメールを書いて、書けたら送信せずに下書き保存
  • 全員分のメールが書き終わったら、一気に送信

ということです。

メールは、全員分書いてから、一気に送ろう

そして、メールを送ったら、すぐにメールソフトを閉じてしまう。

こうすることで、メール対応の時間を大幅に削減できます。

「こんなことで?」と思うかもしれませんが、やってみると、超強力です。

ぜひ試してみてください。

(2)メールチェックの時間を決める

メールをチェックする時間を、あらかじめ決めておきましょう。

例えば、「出社時の9時と、夕方の16時」のような感じですね。

メールソフトを常時開いていると、着信通知などで気が散ってしまい、大事な仕事に集中できなくなります。

だからこそ、メールチェックの時間を決めて、その時間だけメールソフトを開くようにするのです。

メールチェックは、1日2回でOK

私の経験上、メールチェックは、1日2回すれば十分です。

(なんなら、1日1回でもいいと思っています)

メールチェックは、1日2回でOK

「緊急の連絡があったときに、対応できないのでは?」と思われるかもしれませんが、杞憂です。

緊急の用事なら、相手もメールではなく、電話してくるはずです。

  • 他の時間は、メールは見ない、開かない
  • FacebookなどのSNSも見ない、開かない
  • 着信通知なども、すべてオフにする

こうすることで、メールに気を取られることなく、あなたの大事な仕事に集中できます。

(3)あの人に連絡しておこう、と思い立っても、すぐ送らない

「あ、あの件、連絡しておこう」と、ふと思い立ってメールを書きたくなる時って、あると思います。

しかし、これは、とても効率が悪いです。

思い立つ度にメールを送ろうとすると、

  • メールソフトを開くことになるので、他の着信メールも見てしまい、結局メール対応の時間が長くなってしまう
  • 送った後に「あ、そういえば、あの件も一緒に送っておけばよかった」など、抜け漏れや二度手間になることがある

といったデメリットのほうが多くなってしまうのです。

なぜ、「あ、連絡しておこう」と思った時に、連絡してはいけないのか?

メールを送るのは、翌日でいい

連絡しようと思ったら、いったん、手帳か何かに書いておいて、その日は忘れましょう。

そして、翌日まとめて送ったほうが、抜け漏れなどもなくなり、効率的です。

実際、私もこうしたことで、

  • あ、あれも一緒に連絡してあげたら喜ばれそうだ
  • この件は、まだ連絡しないほうがいい気がするから、保留しておこう

のように、翌日までに考える時間ができたことで、メール対応の時間短縮はもちろん、送る内容の質も上がりました。

(4)スマホでメールチェックしない

スマートフォンは、とても便利なツールです。

しかし、「いつでもオンラインになれてしまう(いつでもメールを確認できてしまう)」のは、逆に生産性を落とします。

スマホでメール対応しようとすると、

  • 画面が小さいので、全体を確認しづらい
  • パソコンでタイプしたほうが、圧倒的に早い
  • メール対応に振り回され、大事な仕事に集中できない

といった、多くのデメリットが発生してしまいます。

お勧めは、「スマホにメールアプリを入れない(削除する)」こと

「スマホではメールを見ないようにしよう」と思っていても、つい見てしまうものです。

であれば、メールアプリは入れない(削除する)のがベストです。

私も、スマホにはメールアプリを入れていません。

それ以外にも、

  • チャットワーク
  • Facebookなどのメッセンジャー
  • ツイッターなどのSNS

なども、スマホアプリを入れていません。

確認するのはパソコンで。
返信するのもパソコンで。

このほうが、格段に時短になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

  • (1)全員分のメールを書くまでは、送らない
  • (2)メールチェックの時間を決める(1日2回で十分)
  • (3)あの人に連絡しておこう、と思い立っても、すぐ送らない

私は、この3つを実践するようになってから、メール対応の時間を大幅に削減できました。

その分、他の大事な仕事に集中でき、生産性も格段に上がっています。

あなたもぜひ、取り入れてみてくださいね。

得られた学びや気付きをぜひコメントして下さい。運営の励みになります。

お名前の入力は任意(ニックネームでもOK)です。

*

Return Top