マッキンゼーの調査によると、一般的なビジネスマンは、「１日平均約２時間を、メール対応に費やしている」そうです。

１日２時間ということは、週５日働いたとして、週１０時間。
年間５２週だとすると、１年で５２０時間。

つまり、まるまる２１日分くらいの時間を、メール対応だけに使っている、ということです。

これはもったいないですよね…。

そこで今日は、メール対応の時間を短縮するコツをご紹介します。

（実際私は、以下の方法を用いて、メール対応の時間が3分の1くらいになりました。）

仕事のメール対応が大変？時間を短縮するコツ×４

（１）全員分のメールを書くまでは、送らない

例えば、あなたが、Aさん・Bさん・Cさん宛に、合計３通のメールを送るとしましょう。

この時、普通は、

• Aさん宛のメールを書いて、書けたら送信
• 次に、Bさん宛のメールを書いて、書けたら送信
• 最後に、Cさん宛のメールを書いて、書けたら送信

のように、１通ずつ送ると思います。

しかし、これこそ、メール対応の時間が長引く原因なのです。

どういうことか？と言いますと…

全員分のメールを送る前に、返信が来てしまう

先程のように、１通ずつ送っていると、こんな事が起こります。

• Aさん宛のメールを書いて、書けたら送信
• 次に、Bさん宛のメールを書いて、書けたら送信
• 最後に、Cさん宛のメールを書こうと思ったら、Aさんから返信があったので、またAさんのメール対応をし、書けたら送信
• やっとCさん宛のメールを書こうと思ったら、今度はBさんからの返信が…！

こうなると、どんどんメール対応の時間が長引いていきますよね。

（上記では、３人宛のメールを例に挙げましたが、これが１０人とか２０人になってくると、メール返信だけで１日が終わってしまいます…）

メールは、全員分書いてから、一気に送ろう

だからこそ、「メールは、全員分書いてから、一気に送る」ことをお勧めします。

つまり、先程の例で言えば、

• Aさん宛のメールを書いて、書けたら送信せずに下書き保存
• 次に、Bさん宛のメールを書いて、書けたら送信せずに下書き保存
• 最後に、Cさん宛のメールを書いて、書けたら送信せずに下書き保存
• 全員分のメールが書き終わったら、一気に送信

ということです。

そして、メールを送ったら、すぐにメールソフトを閉じてしまう。

こうすることで、メール対応の時間を大幅に削減できます。

「こんなことで？」と思うかもしれませんが、やってみると、超強力です。

ぜひ試してみてください。

（２）メールチェックの時間を決める

メールをチェックする時間を、あらかじめ決めておきましょう。

例えば、「出社時の９時と、夕方の１６時」のような感じですね。

メールソフトを常時開いていると、着信通知などで気が散ってしまい、大事な仕事に集中できなくなります。

だからこそ、メールチェックの時間を決めて、その時間だけメールソフトを開くようにするのです。

メールチェックは、１日２回でOK

私の経験上、メールチェックは、１日２回すれば十分です。

（なんなら、１日１回でもいいと思っています）

「緊急の連絡があったときに、対応できないのでは？」と思われるかもしれませんが、杞憂です。

緊急の用事なら、相手もメールではなく、電話してくるはずです。

• 他の時間は、メールは見ない、開かない
• FacebookなどのSNSも見ない、開かない
• 着信通知なども、すべてオフにする

こうすることで、メールに気を取られることなく、あなたの大事な仕事に集中できます。

（３）あの人に連絡しておこう、と思い立っても、すぐ送らない

「あ、あの件、連絡しておこう」と、ふと思い立ってメールを書きたくなる時って、あると思います。

しかし、これは、とても効率が悪いです。

思い立つ度にメールを送ろうとすると、

• メールソフトを開くことになるので、他の着信メールも見てしまい、結局メール対応の時間が長くなってしまう
• 送った後に「あ、そういえば、あの件も一緒に送っておけばよかった」など、抜け漏れや二度手間になることがある

といったデメリットのほうが多くなってしまうのです。

メールを送るのは、翌日でいい

連絡しようと思ったら、いったん、手帳か何かに書いておいて、その日は忘れましょう。

そして、翌日まとめて送ったほうが、抜け漏れなどもなくなり、効率的です。

実際、私もこうしたことで、

• あ、あれも一緒に連絡してあげたら喜ばれそうだ
• この件は、まだ連絡しないほうがいい気がするから、保留しておこう

のように、翌日までに考える時間ができたことで、メール対応の時間短縮はもちろん、送る内容の質も上がりました。

（４）スマホでメールチェックしない

スマートフォンは、とても便利なツールです。

しかし、「いつでもオンラインになれてしまう（いつでもメールを確認できてしまう）」のは、逆に生産性を落とします。

スマホでメール対応しようとすると、

• 画面が小さいので、全体を確認しづらい
• パソコンでタイプしたほうが、圧倒的に早い
• メール対応に振り回され、大事な仕事に集中できない

といった、多くのデメリットが発生してしまいます。

お勧めは、「スマホにメールアプリを入れない（削除する）」こと

「スマホではメールを見ないようにしよう」と思っていても、つい見てしまうものです。

であれば、メールアプリは入れない（削除する）のがベストです。

私も、スマホにはメールアプリを入れていません。

それ以外にも、

• チャットワーク
• Facebookなどのメッセンジャー
• ツイッターなどのSNS

なども、スマホアプリを入れていません。

確認するのはパソコンで。
返信するのもパソコンで。

このほうが、格段に時短になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

• （１）全員分のメールを書くまでは、送らない
• （２）メールチェックの時間を決める（１日２回で十分）
• （３）あの人に連絡しておこう、と思い立っても、すぐ送らない

私は、この３つを実践するようになってから、メール対応の時間を大幅に削減できました。

その分、他の大事な仕事に集中でき、生産性も格段に上がっています。

あなたもぜひ、取り入れてみてくださいね。