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忙しくて時間が足りない方へ。余裕を生むコツ×10

忙しくて時間が足りない方へ。余裕を生むコツ×10

「仕事が忙しくて、なかなか終わらない…」
「雑務に追われてしまって、やりたい仕事ができない…」

ここでは、上記のようなお悩みを解決するための方法をご紹介します。

「時は金なり」とも言いますので、あなたもぜひ、ここでご紹介する方法で仕事時短を短縮し、余裕のある日々を手に入れてください。

即効果を実感できる!最初にやるべき時短術×5

(1)メールを確認・返信する時間を決める

マッキンゼーの調査によると、ビジネスマンは、1日あたり約3時間もの時間を「メール返信」に費やしているそうです。

1日あたり3時間ということは、週5日働くとして、「1日3時間×5日=週15時間」。
1年間を52週で計算すると、「週15時間×52週=780時間」もの時間を、メール返信だけに使っているのです。

これ、すごく無駄な時間ですよね。
メールに返信している時間は、あなたの大事な仕事は、一向に進まないわけですから。

では、どうすればいいのか?

ズバリ、「メールを確認・返信する時間を決めればいい」のです。

メールを確認・返信する時間を決めよう

例えば、

  • メール返信の時間を、「朝9時」と「夕方16時」に決める
  • それ以外は、いっさいメールソフトを見ないし、開かない。閉じた状態にしておく

ということです。

そして、空いた時間で、自分の仕事に全力投球する。

たったこれだけですが、仕事がものすごく捗ります。

「緊急の連絡があったら不安…」という方へ

こうアドバイスすると、「緊急の連絡があったら、すぐ対応したほうがいいのではないでしょうか?」と質問されることがありますが…

メールを送ってくる相手も、本当に緊急なら、メールではなく電話などで連絡してくるはずです。

実際私も、緊急の連絡に対応できずに困った経験は、過去に一度もありません。

(2)やることが決まるまで、仕事を始めない

「段取り八分、仕事二分」という言葉をご存知ですか?

簡単に言えば、「仕事の成果の8割は、段取りの段階で決まる」ということです。

時間が足りないと悩んでいる人ほど、この「段取り」をやっていない傾向にあります。

では、なぜ段取りが大切なのか?
それには、脳の仕組みが関係しています。

人間は、「考えながら作業する」のが苦手

人間の脳にとって、「考える」のと「作業する」のは、別物です。

「考えるだけ」「作業するだけ」なら効率がいいのですが、両方同時にやろうとすると、ものすごい負担になるのです。

こうアドバイスすると、「緊急の連絡があったら、すぐ対応したほうがいいのではないでしょうか?」と質問されることがありますが…

メールを送ってくる相手も、本当に緊急なら、メールではなく電話などで連絡してくるはずです。

実際私も、緊急の連絡に対応できずに困った経験は、過去に一度もありません。

考えながら行動すると、脳が疲れてパンクしてしまう…⇒結果、効率が悪くなる…

だからこそ、先に「段取り(仕事の手順)を考えておく」のです。
そして、作業手順などもすべて書き出して、「後はやるだけ!」になったらスタートすればいいのです。

例えば私の例で言うと、毎週末(金曜日の午後など)に、翌週にやるべき仕事をすべてリストアップしています。

そして。リストアップしたら、それをスケジュール帳に書き込み、あとは「順番通りにやるだけ」にしています。

先に「段取り」して、「あとはやるだけ!」状態にしよう

こうすることで、仕事の手順などを考える必要がなくなるので、「あとはやるだけ(作業するだけ)」になり、脳の負担が減り、仕事が捗ります。

タスクのリストアップには、「マインドマップ」がお勧め

ちなみに、タスクをリストアップするのには、マインドマップがお勧めです。

私は、エックスマインドという無料のマインドマップツールを使っていますが、使いやすいので、興味のある方はぜひ使ってみてください。

>> 無料マインドマップツール「エックスマインド」はこちら

(3)すぐやらない

いろいろな仕事術の本などを読んでいると、「依頼された案件は、すぐ片付けてしまいましょう!」のような、すぐやる信仰が蔓延していますが…

突発的な仕事を、その都度その都度やろうとすると、仕事の効率が落ち、あなたの時間が奪われます。

人間の脳は、「やることを切り替える度に疲れていく」

なぜなら、人間の脳は、「やることを切り替える度に疲れていく」からです。

脳からしてみたら、「Aについて考えていたのに、いきなりBについて考えることを要求され、終わったらまたAに戻り、そうしたら次はCを…」のように、切り替えばかりで、まったく集中できないのです。

「すぐやらなきゃいけない仕事」なんて、ほとんどない

私は、起業して10年近くになりますが…

よくよく考えてみると、「すぐやらなきゃいけない仕事」なんて、ほとんどないのです。

多くの場合、「すぐやったほうがいいだろう」と自分で勝手に思い込んでいるだけ。
すぐやっても、翌日やっても、相手にとっては特にどっちでもよかったりします。

これに気づかず、目先の仕事に振り回されていたときは、私も忙しくて、全然時間が足りませんでした。

が、「すぐやらない」を実践し始めてから、面白いように余裕が生まれたのです。

突発的な仕事は、翌日やろう

お勧めなのは、「突発的な仕事は、その日はやらずに、明日やる」ようにすることです。

例えば、あなたのお客様から、「~~についての書類を作成してほしい」とお願いされたとします。

もちろん、その日中に必要なものであれば、その日に作成する必要がありますが、多くの場合、すぐ対応する必要はなかったりします。

であれば、明日のスケジュール帳に「顧客Aさんに、書類を作って送る」とだけ書いておき、翌日やればいいのです。

突発的な仕事は、翌日やろう

なぜこれが時短になるのか?というと…

仕事を翌日に回すと、「脳が勝手に段取りしてくれる」

先程、「段取り」の大切さについてお話しましたね。

いつは、仕事を翌日に回すと、脳が勝手に仕事の段取りをしてくれるのです。

例えば、先程の書類を送る例で言えば、あえて”すぐやらない”ことで

  • あ、コレも書いてあげたほうがいいな
  • そう言えば、以前同じような書類をBさんに送ってたな、それ使えないかな?
  • この資料も一緒に送ってあげたら喜ばれそうだ
  • 同じ資料を、新規客のCさんの営業にも使えそうだ!

のように思いついたりします。

これにより、二度手間がなくなったり、仕事の質が上がったりします。

結果、お客様の満足度も上がるのです。

(4)スマホで仕事しない

「スマホ仕事術」などの本も出ていますが、私は、スマホで仕事することをお勧めしません。

理由は、

  • 小さい画面で作業しても、仕事が捗らないから
  • スマホでメールなどが確認できてしまう(通知がなってしまう)と、逆に自分の時間が奪われるから
  • 仕事のつもりが、SNSなど他のアプリに気を取られ、いつの間にか時間を浪費してしまうから

のようなものが挙げられます。

スマホで仕事をすると、結局、効率が悪い…

例えば、調べたいことがあったら、手帳などにメモしておいて、あとでまとめてパソコンで検索したほうが、圧倒的に早いです。

(5)週4日で仕事を終えられるようにスケジュールする

あなたは、パーキンソンの法則をご存知ですか?

パーキンソンの法則とは?

仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

簡単に言えば、「時間があればあるほど、人間は余計な仕事を生み出して、時間を浪費してしまう」ということです。

逆に言えば、「仕事の締切時間が決まっていれば、その時間内に集中し、質の高い仕事ができる」ということです。

これを利用して、ぜひ1週間を、4日だと思ってスケジュールしてみてください。

これまで平日5日間でやっていた仕事を、4日間に凝縮するのです。

これまで平日5日間でやっていた仕事を、4日間に凝縮する

実は、5日を4日に凝縮するくらいなら、結構簡単にできます。

そして、空いた1日は、あなたがやりたい仕事をするもよし。
読書したり、ジムに行ったりして、自分の成長のために使うもよし。

ここまでやれば鬼に金棒!中長期的な時短術×5

(1)今やっている仕事を、すべて記録してみる

人間は、気づかないうちに、結構無駄な仕事をしているものです。

それを見える化するために、ぜひ「今やっている仕事を、すべて記録」してみてください。

自分の仕事を記録して、「見える化」しよう

Googleカレンダーなどを使って、項目ごとに色分けしておくと、あとで見やすくて便利です。

そして、無駄な仕事・無駄な時間が見つかったら、今後それをやらないようにしましょう。

要するに、「レコーディングダイエット」と同じ発想

少し前に、レコーディングダイエットというものが流行りましたね。

「食べたものを記録していくと、自然と食べ過ぎに気付いて、痩せていく」というものでしたが、要するに、これと同じ発想です。

仕事も、記録していくことで、無駄が見える化できます。

これにより、余計な仕事を減らして、本当に大切な仕事のために時間を使えるようになるのです。

業務効率化ツールは、すぐ使ってはいけない

いろいろな業務効率化ツール(アプリ)がありますが、それらを使う前に、まずは仕事を記録しましょう。

なぜなら、業務を効率化するだけでは、「そもそもの仕事量自体は減らない」からです。

仕事を記録し、無駄を見える化できれば、そもそもの仕事量を減らすことができます。

そのほうが、何倍も効率的なのです。

(2)家族との予定を先に入れてしまう

先程、パーキンソンの法則をご紹介しましたが、仕事時間を意識的に制限しないと、プライベートの時間(特に、家族との時間)がどんどん削られていきます。

だからこそ、

  • 先にプライベート(家族との時間など)をスケジュール帳に書き込む
  • 空いた時間で仕事をする

という意識が大事だと、つくづく思います。

先にプライベートの予定を書き込み、空いた時間で仕事をする

(言葉がアレですが、仕事は絶対やらなきゃいけないことなので、仕事時間が短縮されても、なんとか頑張って終わらせようとするものです)

以前、俳優の妻夫木聡さんが、こんなことを話していました。

妻夫木聡さん
僕も前は、こんな仕事をしたい!とか、こんなふうに活躍したい!とか、野望みたいのがあったんですよ。
妻夫木聡さん
そんな時に、とある俳優の先輩に、こう言われたんです。
「きっとさ、死ぬ時に思い出すのって、あのCMに出た!とか、あの作品に出た!とか、そういうのじゃなくて、家族のことだと思うんだよね」って。
妻夫木聡さん
これを聞いて僕も、ああ、本当にそうだな、って思って。
だから今は、家族の時間っていうのをすごく大事にしてるんです。

私は、この話にすごく共感しました。

当たり前ですが、人生は、仕事だけで成り立っているのではありません。

仕事ができるのは、それを支えてくれる家族のおかげ。

そこを履き違えてはいけないな、と、あらためて感じた次第です。

なお、関連して、以下の記事も参考になると思います。

>> 仕事と家庭の両立を実現する、たった2つのコツとは?

(3)夜に仕事しない(徹夜は論外)

今日は仕事が捗らなかったから、徹夜して頑張ろう!

上記のような頑張りは、多くの場合、逆効果に終わります。

ある研究によると、「寝不足の状態だと、飲酒運転をしたときよりも判断力が鈍る」という結果が出ているそうです。

それくらい、人間の脳には、睡眠が必要不可欠なのです。

夜に仕事しない(徹夜は論外)

夜の時間に仕事しても、

  • 翌朝まで時間がたっぷりある(ように見える)ので、ダラダラしがち
  • 集中力・判断力が低下するので、仕事の質が下がる(ミスが増え、二度手間になったりする)
  • 寝る2時間以内にブルーライトを見ると、睡眠の質が悪くなり、翌朝に疲れが残ってしまう

のように、デメリットだらけなのです。

夜は寝る。朝起きてやる。

寝る時間を削って頑張るくらいなら、夜はさっさと寝て、朝少し早めに起きて仕事したほうが効率的です。

朝は、誰も連絡してこないので、仕事がものすごく捗ります。

また、睡眠によって、脳のパフォーマンスが向上するので、圧倒的に早く、かつ質の高い仕事ができます。

ちなみに、弁護士の高井伸夫先生の言葉に、こんなものがあります。

朝は頭がよく働くので、仕事の効率もいい。
朝の1時間で、昼間の3時間分の仕事がこなせる感じだ。

これは、私も体感的に感じています。

「起きれない」のは「寝るのが遅い」だけ

よく、「朝が苦手で、起きれないんです…」と言う方がいますが、多くの場合、「寝るのが遅いだけ」です。

そういう人に限って、夜寝る前に2時間も3時間もスマホを見ていたり、ダラダラとテレビを見ていたりします。

早く寝れば、そのぶん早く起きれるのです。

(4)やりたくないことを引き受けない

人間は、やりたいことは、なんとしてでもやろうとします。
そして、結果的に出来てしまうものです。

例えば、好きな人とのデートの約束があったら、何が何でも仕事を片付けて、走って会いに行きますよね。

それと同じで、仕事も、やりたくてやった仕事は質が高く、多くの人に喜ばれます。

「好きこそものの上手なれ」とも言いますよね。

逆に言えば、やりたくない仕事は引き受けないほうがいいのです。

  • なんか気がのらないなぁ…
  • お金にはなりそうだけど、やりたくないなぁ…
  • この集まり、誘われたけど、なんか行きたくないなぁ…

それなら、断りましょう。
結果、それがあなたの時間を節約し、新たなチャンスを掴むキッカケになるのです。

短期的に見ると、損してしまうように感じるかもしれませんが、長期的にはプラスになります。

(5)余計な「不安に振り回されない

人間は、不安があると、行動が鈍ります。
それが、あなたの時間を奪っていきます。

ここで言う「不安」とは、「今月、売上あがらないとマズイ」「病気が見つかった」のような、深刻なものだけに限りません。

例えば、

  • この前送ったメール、返信来ないな、大丈夫かな…?
  • 今度のセミナー、上手く話せるかな…?

のようなものも、ずべて「不安」です。

これらの不安を解消するには、どうすればいいのか?
実は、とても簡単です。

不安の正体は、「自分で勝手にした意味付け(思い込み)」

実は、不安というのは、「自分で勝手にした意味付け(思い込み)」に過ぎません。

不安の正体は、「自分で勝手にした意味付け(思い込み)」

これについては、以下の書籍でも紹介されていますので、興味ある方はぜひご覧ください。

>> 「グッドバイブス ご機嫌な仕事」Amazonに飛びます

例えば、あなたが、「お客さんに送ったメール、返信来ないな…。なんか怒らせるようなこと書いちゃったかな…」と不安に思っているとしましょう。

でも、多くの場合、その不安は現実にはならないので、大丈夫です。

  • 実際には、相手がただ忙しくて、返信を忘れているだけだったりします。
  • メールが、迷惑メールに入ってしまって、気付いていないのかもしれません。
  • たまたま体調不良で、少し入院しているのかもしれません。(←実際にあった話です)

人間は、想像力が豊かなので、最悪のケースを想定して、それに対処しようとします。
でも、最悪のケースになることなんて、ほぼゼロです。

不安な気持ちが出てきたら、

  • 「あ、今自分は、勝手に悪い意味づけをして、不安に思っているだけだな」
  • 「自分が想像もできないような、いい意味があるに違いないから、大丈夫だ」

と思って、手放してください。

これで、あなたの足を引っ張る不安がなくなり、クリアな気持ちで行動できます。

まとめ:時間が足りないなら、まず1つ実践してみてください

いかがでしたでしょうか。

いくつか時短術をご紹介しましたが、まずは、簡単にできそうなもの1つから、ぜひ実践してみてください。

きっと、思った以上の時短効果に驚くはずです。

編集後記:週の仕事を3日で終わらせる方法

私が開発した、

  • Googleカレンダー
  • マインドマップ

を活用した、【週の仕事を3日で終わらせる、GM時短術】は、以下で詳細をご覧頂けますので、こちらもぜひご活用ください。

【週の仕事を3日で終わらせる、GM時短術】詳細はこちら

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