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すぐやる習慣の落とし穴。逆転の発想で仕事を効率化しよう。

すぐやる習慣の落とし穴。逆転の発想で仕事を効率化しよう。

「すぐやる習慣は、人生を好転させます!」
「成功者の多くは、すぐやることを習慣にしています!」

上記のような、「すぐやる信仰」が、よく語られますが…

実は、すぐやる習慣には、あなたを苦しめる落とし穴があります。

今日は、すぐやる習慣のデメリットと、逆転の発想で仕事を効率化する方法を、ご紹介します。

すぐやる習慣が、自分を邪魔する!?デメリット×3

すぐやる習慣が、自分を邪魔する!?デメリット×3

(デメリット1)自分の「大事な仕事」が、後回しになってしまう…

顧客の要望に、すぐ応えようとしたり。
上司からの依頼に、すぐ対応したり。

確かに、これらは素晴らしいことのように思えますが、実際には、あなたの「大事な仕事」を先延ばしにしてしまっています。

ここでいう「大事な仕事」とは、

  • 売上に直結する仕事
  • あなたの目標達成(自己実現)に直結する仕事
  • あなたしかできない仕事

のことを指します。

何でもかんでも、すぐ対応しよう!としてしまうと、仕事時間がどんどん細切れになっていきます。

結果的に、大事な仕事に集中できなくなってしまうのです。

(デメリット2)段取りがなく、仕事の効率が悪くなる

「段取り八分、仕事二分」という言葉もありますが、仕事の成果を決めるのは、仕事前の「段取り」にあります。

何故かと言うと、人間の脳にとって、「考える」ことと「作業する」ことを同時にやるのは、ものすごく大きな負担だからです。

考えながら行動すると、脳が疲れてパンクしてしまう…⇒結果、効率が悪くなる…

すぐやろうとすると、段取りなく作業をスタートしてしまうので、「考えながらやる」ことになります。

これが、仕事の効率を下げてしまうのです。

(デメリット3)ミスが増え、仕事のクオリティ(質)が下がる

上述のデメリット2にも関連しますが、段取りがないと、余計な失敗が増えます。

  • アレをやるのを忘れてた!のような二度手間
  • 普段はやらないような、小さなミス。そして、その修正のための追加作業。
  • 行き当たりばったりで仕事するので、全体のクオリティ低下

このように、すぐやる習慣によって、逆効果になっていることも多々あるのです。

では、どうすればいいのか?言いますと…

「すぐやらない」という、逆転の発想がポイント

ずばり、この解決策は、「すぐやらない(意図的に、後回しにする)」ことです。

実際、私自身も、そしてこれをアドバイス差し上げた当社のクライアントも、

  • すぐやらないことで、仕事の効率が一気に上がった!
  • いつも残業ばかりだったが、定時で終えられるようになった!
  • 仕事の質が上がり、お客様にも喜ばれた!(←ここが大事。すぐやらないことで、顧客にもメリットがあるのです)

という、とてもいい変化を実感しています。

実際、すぐやる習慣とは逆で、すぐやらないことで、

  • 後で、まとめて処理できるので、短時間で終わる
  • 作業するまでに、頭が勝手に段取りしてくれるので、ヌケモレやミスも大幅に減る
  • 結果、自分の大事な仕事を中断せずに済み、集中できる!

という、メリットが山ほどあるのです。

すぐやらない習慣の活用法

では、具体的にどんな活用法があるのか?

いくつかご紹介します。

すぐやらない習慣の活用法

(1)これが最重要!顧客や上司からの依頼は、明日のタスクへ。
(その日はやらない)

顧客や上司から依頼されたことは、その日はやらないでください。
すぐやらない習慣の中で、これが一番重要です。

スケジュール帳に、明日のタスクとして書いて、明日やればいいのです。

実際のところ、「その日のうちにやらなければいけない」仕事は、ほとんどありません。

多くの場合、「早くやったほうがいいだろう(仕事が遅いと思われたくない)」という、自分の勝手な思い込みです。

(私も、すぐやらないことで問題になったことは、今までに一度もありません)

明日やることで、顧客にもメリットがある

例えば、顧客Aさんから「この資料を送ってほしい」と言われたとしましょう。

その日にやろうとすると、その資料を送って終わり、になってしまいますが…

明日のタスクに入れると、あなたの脳が無意識に動き始め、勝手に仕事を段取りしてくれます。

(人間の脳というのは、不思議なもので、そのタスクをこなしていない時に閃くことが多いのです)

例えば、

  • そう言えば、前に顧客Bさんにも、同じような資料を送ったな。それ、使えないかな?
  • 顧客Aさんは、こんな要望も持っていたから、この別の資料も一緒に送ってあげたら喜ばれそうだ
  • おっと、ここの部分は、顧客Aさんには不要だから、削除しておいたほうがよさそうだ

のように。

これが結果的に、顧客Aさんの満足度を高めてくれるのです。

(2)作った資料は、その日に送らず、翌日送る

顧客や上司に送る資料は、その日に送らずに、翌日送ると効果的です。

1日時間を置くことで、改善点が思い浮かんだり、抜け漏れに気付いたりします。

これにより、「資料を作り直して再送する」などの二度手間が省けます。

相手には、「ただいま準備しており、明日にはお送りできるかと思いますので、今しばらくお待ちください」と一報しておけば、相手を不安にさせることもありません。

(3)思いついたアイデアは、その日はやらずに、翌日以降にやる

集客のいいアイデアを思いついた!
こんなふうにやったら、きっと上手くいくはずだ!

こういうふうに、何かしらのアイデアを思いつく時ってありますよね。

でも、そのアイデアを即実行するのは、ちょっと待ってください。

これも、少なくとも1日、寝かせておいたほうがベターです。

  • そのアイデアがさらにブラッシュアップされて、より良いものになったり。
  • 逆に、「思いついた時は、すごいアイデアだ!と思ったけど、実際そうでもないな」と、やる必要のないことに気付いたり。

(余談)夜書いた手紙を出すな

余談ですが、昔から「夜書いた手紙を出すな」と言われます。

夜書いた手紙を、朝になって読み返すと、恥ずかしいことを書いていたり、見当違いなことを書いていたりするものです。

私は、アイデアもこれと同じのようなものだ、と感じています。

使えるアイデアは、全体のごく一部。

それをふるい分けする意味でも、時間を置く(すぐやらない)のは有効なのです。

(4)確認メールは、翌日送る

これは、私が先日、セミナーを開催しようとした時のことです。

セミナー会場にある備品を確認したくて、担当者さんに「ホワイトボードと演台はありますか?」という、確認メールを送ろうとしたのですが…

ふと、「今送らずに、明日送ろう」と思い、その日は送らずにおいたのです。

すると、その後に

  • あ、プロジェクターとパソコンを繋ぐケーブルって何があるんだろう?Mac用の変換ケーブルはあるかな?
  • 備品は、最初から会場に設置されているのかな?セミナー当日に、自分で設置するのかな?
  • 席の配置は、最初どうなっているんだろう?先に伝えておけば、事前にその配置で準備してくれるのかな?

のように、追加で確認したい事項がポンポン思いついたのです。

結果、その日に確認メールを送信していたら、何度もやり取りしなければいけなかったところ…

翌日に(意図的に)後回しにしたことで、1通のメールですべて確認することができ、手間が大幅に減ったのです。

このように、何かしらの確認メール(顧客はもちろん、上司や部下、同僚、取引先などに送るメール)も、翌日に送るとベターだな、と身を持って感じた次第です。

逆に。すぐやるべきこと

なお、すぐやったほうがいいことも、もちろんあります。

パッと思いつくもので言うと、

  • 謝罪
  • 御礼
  • 締切が今日の仕事(←この場合、締切に追われるような、普段の仕事のやり方そのものを変える必要があるとも言えます)
  • 何かしらのトラブル対応(例えば当社であれば、当社はHP制作会社なので、お客様から「HPを編集していたら、間違えて表示が崩れてしまった」などの問合せが稀にあるので、そういった対応など)

などは、すぐにやったほうがいいです。

ただ、これら以外のことは、正直、翌日でも全く問題ありません。

まとめ

すぐやる習慣は、確かに素晴らしいものです。

しかし、すぐやることで、逆に自分を苦しめている人も多いように思います。
(実際、私自身がそうでした)

ぜひあなたも、「すぐやらない」習慣を実践してみてください。

最初は、少し違和感を感じると思います。

  • すぐやらないで大丈夫かな?
  • 顧客や上司に、早くしろ!って思われないかな?
  • 仕事が遅い人、って思われたらどうしよう…

でも、それらの不安は、杞憂です。
妄想です。

逆に、大事な仕事に取り組む時間が増え、仕事のクオリティや効率も上がり、良い変化を感じることばかりだと思います。

参考になれば幸いです。

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