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仕事の優先順位の付け方。「緊急度」と「重要性」ではダメ!?

仕事の優先順位の付け方。「緊急度」と「重要性」ではダメ!?

仕事の優先順位の付け方として、よく言われるのが「緊急度」と「重要性」で考えるやり方です。

しかし、実は「緊急度」と「重要性」だと、うまく優先順位を付けられないのです。

なぜ、「緊急度」と「重要性」だとダメなのか?
何を基準に、仕事の優先順位をつければ良いのか?

分かりやすく解説します。

なぜ、「緊急度」と「重要性」ではダメなのか?

その答えはズバリ、「緊急のものは、重要に見えてしまう」からです。

緊急度と重要性で仕事の優先順位をつけようとすると、多くの場合、以下のようになります。

「緊急度」と「重要度」で優先順位を付けると、大事な仕事が後回しに…

このように、目先の仕事が最優先にされてしまい、本当に大事な仕事が疎かになりがちです。

ここで言う「本当に大事な仕事」とは、「目標達成のために必要な仕事(長期的な業績アップのために必要な仕事など)」のことです。

例えば、以下の様なものです。

  • マーケティングの戦略を立てる
  • 新たな業務分野への参入を模索する
  • 本を読んだり、セミナーに参加して、自分を成長させる

こういった仕事は、すぐに効果が発揮されるわけではないので、どうしても後回しになってしまうのです。

このように、「緊急度」と「重要性」で分類しようとすると、目先の仕事に囚われ、本当に大事な仕事が後回しにされてしまう、というデメリットがあるのです。

お勧めは「難易度」と「効果性」で判断すること

では、どうすれば良いのか?

私のお勧めは、「難易度」「効果性」で判断することです。

ここで言う「難易度」と「効果性」とは、次のものを指します。

  • 難易度:その仕事の難易度
  • 効果性:目標達成への効果

これで仕事を分類すると、次のようになります。

「難易度」と「効果性」で分類しよう!

  • 難易度低い&効果性高い=今すぐやる(優先順位1)
  • 難易度高い&効果性高い=中長期的にやる、作業内容をさらに分解して取り組む(優先順位2)
  • 難易度低い&効果性低い=手が空いたらやる、他の人に任せる(優先順位3)
  • 難易度高い&効果性低い=やらない(優先順位4)

このように、「難易度」と「効果性」で分類すると、先ほどお話した「目標達成のために必要な仕事(長期的な業績アップのために必要な仕事など)」が後回しにされずに済みます。

優先順位1の仕事は、あなたの目標達成に高い効果があるので、すぐにやるべきです。
優先順位4の仕事は、そもそもやる必要がありません。

その他の、優先順位2・3の扱い方について、簡単に解説します。

「優先順位2」に分類される仕事の扱い方

「優先順位2」に分類される仕事は、多くの場合、「表現が抽象的になっている」ケースが多いです。

例えば、「新たな業務分野への参入を模索する」のような感じですね。

こういった抽象的な表現だと、何から始めれば良いのか?が分かりづらいので、難易度が高そうに見えるのです。

この場合、仕事内容をさらに細分化すると、1つ1つの作業が簡単になります。

分解することで、取り組むのがスムーズになる

このように、優先順位2の仕事は、より細分化することで、取り組みやすくなります。

「優先順位3」に分類される仕事の扱い方

「優先順位3」は、難易度は低いが効果性も低い、という仕事です。

こういった仕事は、手が空いた時にやるくらいで大丈夫です。
また、「人に任せてしまう」という方法も良いでしょう。

「手が空いた時にやるくらいで大丈夫」ということは、「あなたがやらなくてもいい仕事である」とも言えます。

こういった仕事は、スタッフさんに振ったり、外注化したりして、あなた以外の人にやってもらいましょう。

仕事の優先順位の付け方:4ステップ

(1)2週間以内にやるべき仕事を、すべてリストアップする

まずはじめに、「直近2週間以内にやるべき仕事」を、すべてリストアップしましょう。

例えば、次のような仕事が出てくると思います。

  • 顧客にお願いされた事への対応
  • 資料を発送する
  • ホームページを修正する

このように、今抱えている仕事を書き出していきましょう。

なお、私は、マインドマップを使ってリストアップするようにしています。

(例)2週間以内にやるべき仕事リスト

もちろん、エクセルでも、ワードでも、メモ帳でも、手書きでも、あなたがやりやすい方法で大丈夫です。

(2)中長期的にやっておくべき仕事を、すべてリストアップする

次に、「中長期的にやっておくべき仕事」を、すべてリストアップします。

中長期的な仕事は、あなたの成長や、事務所の業績アップのために、欠かせないものです。
しかし、意識していないと、目先の仕事に追いやられ、どんどん後回しにされてしまいます。

それを防ぐために、ここですべてリストアップしておきましょう。

これも、私はマインドマップを使って書き出しています。

(例)中長期的にやっておくべき仕事リスト

マインドマップは、パッと見で分かりやすいので、思考を整理する時に使うとお勧めです。

(3)「難易度」と「効果性」の軸で分類する

リストアップできたら、それらを先ほどの「難易度」と「効果性」の軸で分類していきます。

「難易度」と「効果性」で分類

(4)優先順位に従って、たんたんと仕事をこなす

あとは、優先順位に従って、たんたんと仕事をこなしていくだけです。

まとめ:目先の仕事に振り回されないで!

最初にもお伝えしましたが、「緊急度」と「重要性」で仕事の優先順位をつけようとすると、目先の仕事に振り回されてしまいます。

  • お客様から電話が入って、資料を送らなければならない
  • 今日届いたこの書類を処理しなければならない

確かに、本当に緊急な仕事もあるかもしれません。
しかし、多くの場合、本当に緊急な仕事は、そこまで頻繁に発生しないはずです。

(もしそうなら、優先順位の付け方以前に、提供しているサービス内容の見直しなどをした方がいいです)

その仕事は、本当に今すぐにやるべきなのでしょうか?
あなたの目標達成のために、本当に必要な仕事が後回しにされていませんか?

ぜひ、ここでご紹介した「難易度」と「効果性」の軸を使ってみてくださいね。

きっと、あなたの仕事のやり方が、ガラッと変わると思います。

これまでに寄せられたコメント一覧

  • Comments ( 4 )
  • Trackbacks ( 0 )
  1. 初めて聞く分類で、勉強になりました。どうもありがとうございます。

  2. 大林様

    大林様、こんにちは。
    長谷川奬と申します。先日はコメントにお返事を頂きありがとうございました!
    http://ohbayashi.tv/blog/dream-come-true/starting-business-performance0/
    大林様の仰る通り事業の失敗で得たフィードバックも多くございますので(お金が無いのに箱物ビジネスには参入しない方が良いなど)、糧にして邁進して参ります。

    またこちらの記事を元に早速仕事の優先順位付けを行わせて頂きました。
    大変勉強になります。
    いつもありがとうございます!‍♂️

    大林様のこれからの事業展開も応援しております。

    長谷川奬

    • 長谷川様
      こちらの記事にもコメント頂き、誠にありがとうございます!
      優先順位付けも、ぜひ参考にし、実践して頂ければと思います。

      今後ともよろしくお願いいたします。

      大林

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